個 人 資 料 (私 隱 )條 例
資 料 使 用 者 指 引 第 2號
處 理 查 閱 資 料 要 求 及 改 正 資 料 要 求

第 二 部 分

依 從 查 閱 資 料 要 求

時 限

二 . 一 資 料 使 用 者 須 在 收 到 查 閱 資 料 要 求 後 的 四 十 日 內 ， 依 從 該 項 要 求 。 如 資 料 使 用 者 不 能 在 四 十 日 回 覆 期 間 內 完 全 或 部 分 依 從 該 項 要 求 ， 他 須 在 該 期 間 以 書 面 通 知 ， 將 這 情 況 告 知 資 料 當 事 人 ， 並 說 明 理 由 。 他 還 須 在 該 期 間 屆 滿 後 ， 在 切 實 可 行 的 範 圍 內 盡 快 完 全 依 從 該 項 要 求 。

[條 例 第 19(1)及 (2)條 ]

內 容

二 . 二 由 資 料 使 用 者 提 供 的 個 人 資 料 複 本 ， 須 以 收 到 該 項 要 求 時 所 持 有 的 資 料 為 準 。 在 收 到 該 項 要 求 至 供 應 該 複 本 前 的 一 段 期 間 的 資 料 處 理 工 作 （ 包 括 修 改 、 增 刪 或 重 新 整 理 ） ， 不 受 這 項 規 定 影 響 ， 因 為 不 論 有 否 收 到 該 項 要 求 ， 資 料 處 理 工 作 都 會 進 行 。 換 言 之 ， 資 料 處 理 的 正 常 運 作 無 須 因 收 到 查 閱 資 料 要 求 而 停 止 。

[條 例 第 19(3) (a) (i)條 ]

二 . 三 在 本 條 例 實 施 的 首 年 內 ， 資 料 使 用 者 獲 准 在 收 到 查 閱 資 料 的 要 求 至 提 供 複 本 時 的 一 段 期 間 改 正 個 人 資 料 ， 其 中 可 包 括 刪 除 資 料 。 資 料 使 用 者 在 根 據 此 條 文 提 供 已 改 正 的 個 人 資 料 複 本 時 ， 須 附 同 一 份 通 知 ， 向 資 料 當 事 人 說 明 該 等 資 料 已 作 出 改 正 。

[條 例 第 19(3) (a) (ii), 19(3) (b)及 19(5)條 ]

二 . 四 所 提 供 的 個 人 資 料 複 本 須 清 楚 易 明 ； 但 如 該 複 本 是 一 份 文 件 的 真 實 複 本 ， 而 該 份 文 件 所 載 該 等 資 料 在 表 面 上 不 是 清 楚 易 明 的 ， 則 屬 例 外 。 如 該 個 人 資 料 載 有 資 料 使 用 者 所 使 用 的 編 碼 ， 該 等 編 碼 須 予 以 充 分 說 明 ， 使 資 料 當 事 人 無 論 是 否 獲 提 供 文 件 的 真 實 複 本 ， 均 能 容 易 理 解 。

[條 例 第 19(3) (c) (i)及 (ii)條 ]

語 文

二 . 五 如 資 料 使 用 者 所 持 有 的 有 關 個 人 資 料 只 是 以 一 種 語 文 寫 成 ， 而 所 提 供 的 是 載 有 該 等 資 料 的 文 件 的 真 實 複 本 ， 資 料 使 用 者 無 須 以 任 何 其 他 語 文 提 供 該 等 資 料 的 複 本 ， 即 使 資 料 當 事 人 在 查 閱 資 料 要 求 內 指 明 他 或 她 欲 收 到 以 另 一 種 語 文 寫 成 的 資 料 ， 亦 無 須 照 辦 。

二 . 六 如 資 料 使 用 者 在 收 到 有 關 的 查 閱 資 料 要 求 時 ， 他 所 持 有 的 有 關 個 人 資 料 是 以 多 於 一 種 語 文 寫 成 ， 而 其 中 一 種 是 資 料 當 事 人 於 查 閱 資 料 要 求 中 指 明 的 語 文 ， 則 資 料 使 用 者 須 以 資 料 當 事 人 所 指 明 的 語 文 來 提 供 資 料 的 複 本 。

二 . 七 如 資 料 使 用 者 欲 以 文 件 的 真 實 複 本 以 外 的 形 式 提 供 個 人 資 料 ， 該 等 資 料 須 採 用 中 文 或 英 文 提 供 。 選 擇 採 用 中 文 或 英 文 ， 須 視 乎 資 料 當 事 人 要 求 所 指 明 的 語 文 而 定 。 如 沒 指 明 採 用 什 麼 語 文 ， 而 該 項 要 求 是 採 用 中 文 或 英 文 提 出 ， 則 須 採 用 提 出 該 項 要 求 所 採 用 的 語 文 。 如 該 項 要 求 是 以 中 文 或 英 文 以 外 的 語 文 件 提 出 ， 則 可 拒 絕 依 從 查 閱 資 料 的 要 求 （ 請 參 考 下 文 第 三 • 四 段 ） 。

[條 例 第 19(3) (c) (iii)條 ]

形 式

二 . 八 如 資 料 使 用 者 在 收 到 查 閱 資 料 要 求 時 ， 他 所 持 有 的 有 關 個 人 資 料 有 一 種 或 多 於 一 種 形 式 ， 而 其 中 一 種 是 資 料 當 事 人 於 查 閱 資 料 要 求 中 指 明 的 形 式 ， 則 資 料 使 用 者 須 以 資 料 當 事 人 所 指 明 的 形 式 來 提 供 資 料 的 複 本 。

二 . 九 如 資 料 使 用 者 持 有 的 個 人 資 料 只 有 一 種 形 式 ， 而 他 亦 不 能 （ 因 實 際 上 不 可 能 ） 按 資 料 當 事 人 在 查 閱 資 料 要 求 中 指 明 的 形 式 來 提 供 有 關 個 人 資 料 的 複 本 （ 例 如 資 料 使 用 者 只 持 有 文 件 夾 形 式 的 資 料 ， 但 資 料 當 事 人 卻 要 求 電 腦 化 形 式 的 資 料 複 本 ） ， 資 料 使 用 者 可 以 他 所 能 提 供 的 形 式 提 供 該 資 料 的 複 本 ， 並 附 同 一 份 書 面 通 知 ， 告 知 資 料 當 事 人 該 種 形 式 是 提 供 該 複 本 可 採 用 的 唯 一 形 式 。

二 . 十 如 資 料 使 用 者 在 收 到 有 關 的 查 閱 資 料 要 求 時 ， 他 所 持 有 的 個 人 資 料 有 一 種 或 多 於 一 種 形 式 ， 但 沒 有 一 種 是 資 料 當 事 人 所 要 求 的 形 式 ， 資 料 使 用 者 須 以 書 面 通 知 ， 將 提 供 該 複 本 可 採 用 的 各 種 形 式 ， 告 知 資 料 當 事 人 。 資 料 使 用 者 並 須 告 知 資 料 當 事 人 ， 他 可 在 收 到 該 通 知 後 的 十 四 日 內 ， 指 明 他 或 她 欲 以 哪 一 種 形 式 獲 提 供 該 複 本 。 如 資 料 使 用 者 收 到 資 料 當 事 人 回 覆 ， 他 便 須 採 用 回 覆 內 指 明 的 形 式 來 提 供 資 料 的 複 本 。 如 資 料 使 用 者 在 十 四 日 內 並 沒 有 收 到 任 何 回 覆 ， 他 可 採 用 他 認 為 合 適 的 一 種 形 式 來 提 供 複 本 。

[條 例 第 19(3) (c) (iv)及 (v)和 第 19(4)條 ]