從熱門投訴汲取經驗 保障自己的個人資料

首席個人資料料主任陳建田先生

個人資料私隱專員公署(下稱「公署」)自一九九六年成立以來，至今已處理了超過5,000宗投訴。從投訴數字按年遞增的趨勢來看，市民對保障自己私隱的意識日漸提高。

猜猜哪類型的投訴佔最多數？當中的過程和結果又是怎樣的呢？今期的公署通訊除了回顧上年度的投訴個案外，亦訪問了首席個人資料主任陳建田先生，藉真實個案來提醒大家在日常生活中應注意的保障個人資料事項。

在二零零三年四月至二零零四年三月期間，公署共接獲919宗投訴，比上年度同期906宗投訴微升1.4%。當中約71%(655宗)投訴私營機構，10%(95宗)投訴公營機構，餘下的19%(169宗)則投訴個人。

縱觀655宗投訴私營機構的個案當中，161宗與財務機構有關，其中50宗與收數事宜有關；23宗與財務機構使用個人資料於直銷活動有關，當中包括將客戶個人資料轉交予其他機構作產品推廣。

電訊業是僅次於財務機構被投訴頗多的行業，佔124宗。其中28宗是與電訊公司追收欠帳時使用個人資料有關，26宗則與電訊公司替客戶申請其他服務、扣除客戶費用或濫收費用有關。

陳建田透露，在處理有關使用個人資料作追收欠帳的投訴時，發現一些投訴人有時候會對《個人資料(私隱)條例》(下稱「條例」)的規限有所誤解。在一些個案中，投訴人不願其個人資料被移轉予收數公司，因而向公署作出投訴。陳建田指出，一般來說，使用欠債人的個人資料來追討未償還債項，與收集資料的目的直接有關，如此使用個人資料並無不妥之處。當然，有關機構只可向其僱用的收數公司披露履行此目的所需資料，並且在向債務人收集資料時告知有關的披露。

為了令讀者易於理解條例的使用，陳建田特地列舉了三類違例情況，讓大家參考，日後若遇上類似情況，便懂得如何應對，保障自己的個人資料。

跨業直銷活動

在上年度處理的投訴個案中，有94宗與直銷活動有關，當中12宗與跨業直銷活動有關。所謂「跨業直銷活動」，即是由「甲」公司持有的客戶(包括舊客戶)個人資料被移轉或披露予「乙」公司，以進行「聯合促銷計劃」，該計劃是由甲公司及乙公司聯名進行，向客戶促銷甲公司或乙公司的產品或服務。

在一宗投訴中，一名市民投訴他持有的信用卡之發卡銀行未得他同意便將他的個人資料轉交給一間保險公司以電話向他推銷保險。

經調查後，銀行承認將投訴人詳盡的個人資料，包括姓名、電話號碼、出生日期、身份證號碼及信用卡號碼，轉交保險公司作推銷保險之用。銀行表示，事前已通知顧客會將他們的個人資料應用於銷售財務產品，而保險服務屬於財務產品，因此認為有關資料轉移與之前所作的通知內提及的使用目的一致。

陳建田說：「縱使銀行將顧客的個人資料移轉予保險公司作推銷保險之用，可能與當初收集顧客個人資料目的直接有關；然而，就推銷目的而言，銀行其實只需轉交客戶的聯絡資料如姓名、地址及電話號碼等予保險公司便足夠。但銀行轉交客戶的出生日期、身份證號碼及信用卡號碼，屬於超乎適度及過量。基於上述原因，公署認為銀行違反了保障資料第3原則的規定。」

陳建田補充，明白商業機構向客戶推銷產品是無可厚非的，但機構必須嚴格遵守條例的規定，確保不會濫用或隨便向第三者披露客戶的個人資料。為了提供更清晰的指引，公署在三月份發出《個人資料私隱：跨業直銷活動指引》，讓機構在使用客戶個人資料作跨業直銷活動時參考。

遺失顧客申請表

另一方面，公署亦處理多宗機構遺失顧客服務申請表的投訴。在一宗投訴中，某銀行在一商場內進行信用卡外展促銷，投訴人即場填寫申請表及提交身份證副本予銀行職員申請。申請表中當然詳細收集了投訴人的姓名、地址、電話、工作地址、薪酬等個人資料。其後，投訴人接獲銀行通知，指當日他所遞交的信用卡申請表及身份證副本被一名職員在回家途中遺失於公共汽車上，遍尋不獲。投訴人自然極表不滿，因此向公署投訴。

經調查後，公署發現該銀行原來並未有就外展促銷活動制訂政策或措施，來指示職員應如何保護申請人的個人資料，因而違反了條例保障資料第4原則有關個人資料保安的規定。該原則規定，資料使用者須確保其所持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除或其他使用所影響。

陳建田解釋：「根據條例第50條，如私隱專員認為資料使用者已違反了條例的保障資料原則的規定，而違反行為很有可能持續或重複發生的話，私隱專員可向有關資料使用者發出執行通知，指示其採取步驟，糾正違例事項。該銀行經常進行外展促銷活動，但未有制訂適當政策或措施來安全地保存及運送客戶的申請表；為避免同類事件發生，私隱專員向該銀行發出執行通知，指示它制訂外展促銷活動推廣信用卡申請的政策及行事方式，確保客戶的個人資料是在保安良好的情況下儲存及傳送，並將有關措施通知員工，確保他們依從。」

最後該銀行承諾依照執行通知的指示，重新制訂外展促銷活動的工作流程，確保客戶個人資料獲得保障。此外，該銀行亦改變了處理客戶申請表的做法，規定職員於促銷活動完結後須將所收集到的客戶申請表及有關文件交回就近的分行或辦事處，代替以往職員將文件帶回家中，翌日才交回公司的做法。

機構在街頭或商場內進行外展促銷活動，要求顧客提供個人資料的情況非常普遍。陳建田提醒市民，若在這種情況下提供個人資料，必須格外留神，尤其是在填寫有關服務申請表時，應先確定向你收集資料的人之身份的真確性，以及考慮他們是否能妥善地保存收集到的個人資料。如有懷疑，便千萬不要隨便奉上自己的個人資料。

與求職有關的投訴

公署在上年度共接獲五宗與「匿名」招聘廣告收集個人資料有關的投訴。根據《人力資源管理實務守則》(下稱「守則」)規定，刊登招聘廣告時，如直接要求求職者提供個人資料，必須述明身份，即表露機構名稱，否則可能會被視為以不公平的方法收集個人資料而違反條例的規定。舉例來說，機構如在招聘廣告中要求求職者將履歷寄往郵政信箱，卻沒有披露其身份的話，便違反了守則以致條例的規定。詳情請參閱公署印製的《招聘廣告方面的常問問題》資料概覽。

此外，求職者在面試時亦往往需要提供大量個人資料，甚至身份證副本。其實，除非求職者已接受聘任，否則的話，準僱主斷不應在招聘階段收集求職者的身份證副本。另外，準僱主亦不應要求求職者提供與考慮求職者是否適合聘用無關的個人資料，例如信用卡號碼，甚至銀行戶口資料。這些都屬過量收集，違反守則的規定。

把自己的敏感資料交給完全不知底蘊，甚至連名字也不知道的陌生人，是多麼冒險的事情！「我們明白求職者的心情，恐怕不盡量合作便會影響被取錄的機會。其實，有時候準僱主要求的資料可能過量，我們必須了解所需資料的用途，認為合理，才應提供。一間作出過份要求的機構，你認為會是一個好僱主嗎？求職者更不應低估可能引致的嚴重後果，墜入騙徒陷阱。」

為了提醒市民時刻保持保障私隱的意識，公署設計了一個「提防求職陷阱」網上遊戲，寓知識於遊戲，讓大家輕輕鬆鬆學習有關求職時保障個人資料私隱，有興趣的讀者可登入公署網頁www.pcpd.org.hk玩一玩這個遊戲。

身為首席個人資料主任的陳建田先生，處理了這麼多投訴，有甚麼心得可以忠告市民呢？「最重要的是了解收集資料的目的、用途和實際需要。生活在香港這個國際大都會，資料流通是商業社會必然的事。市民在不同情況下確實需要提供個人資料，以便他人向我們提供產品或服務。話雖如此，我們亦應該時刻警覺，考慮為甚麼要收集我的個人資料？收集的資料是否適度？如有疑問，應該向對方查詢，若對答覆感到不滿，可與對方相討，甚至考慮是否拒絕提供，以免招致不必要的損失。」為了幫助市民解答疑慮，公署正編製不同處境的資料指引，提供與條例有關的要求和權利，讓市民懂得保障自己的個人資料。當然，如有疑問，歡迎市民致電公署查詢（熱線電話：2827 2827）。

保障個人資料私隱話劇載譽重演

由公署及藝進同學會合辦的保障個人資料私隱話劇-大話「私」情，繼去年在港九新界各區巡迴演出大獲好評後，本年六月八日再假座沙田大會堂演奏廳重演。當晚，一班藝進同學會的演藝紅星為在場過千名觀眾傾力演出，藉此帶出日常生活中如何保障個人資料私隱的訊息。以下是當日演出的精采片段：

從小認識保障個人資料私隱

為了培養小朋友從小養成尊重私隱的意識，公署推出了一項嶄新的宣傳活動，由差不多每位小朋友都認識的兒童節目主持Harry哥哥，夥拍海潮哥哥合力演出一個名為「有個秘密話你知」的現場表演，以音樂、戲劇、魔術及木偶表演，向小朋友灌輸私隱的真正意義，並通過互動遊戲來教導他們在日常生活中如何保護自己的個人資料，以及推己及人，尊重別人的私隱。

為了提高小朋友的學習興趣，公署還特地製作了一本名為「保護私隱、尊重別人」的小冊子送給所有參加同學，以原創趣怪可愛卡通人物「私隱智叻星」的漫畫和故事來加深他們對保障個人資料私隱的認識。

這次活動的反應十分熱烈，共收到接近三百間小學報名參加，公署分別到了全港各區三十間小學進行巡迴演出，共吸引了超過一萬名學生參與。下圖為他們看得全情投入、笑聲震天的情形：

我們很高興這項寓教育於娛樂的活動受到學校及同學的熱烈歡迎，我們更感欣慰的是看見同學能夠認真思考保障個人資料私隱的問題。以下是曾參與這項活動的小朋友所畫的一些保障私隱心得，請大家一同欣賞：

如欲欣賞更多創作圖畫，敬請參閱公署網頁。日後，公署定會再接再勵，繼續為青少年舉辦不同類型的教育活動。

亞太區經濟合作組織的私隱措施

亞太區經濟合作組織的電子商貿督導小組(Electronic Commerce Steering Group, 下稱「電子商貿小組」)是按照1998年亞太經合組織電子商貿行動計劃訂下的原則而成立的特別小組，負責協調亞太經合組織的電子商貿活動。電子商貿小組一直致力發展加強參與者對電子商貿的信任和信心的機制，以鼓勵更多人進行網上交易。「資料私隱」是電子商貿小組積極關注的一項議題。

對各經濟體系來說，處理資料私隱問題的挑戰在於除保障客戶的個人資料外，同時亦有利跨境資料傳輸。為了在資料私隱方面，在區內發展一套一致的方式，電子商貿小組在二零零二年對亞太經合組織各經濟體系處理資料私隱的手法進行探究，並且在二零零三年二月成立了資料私隱分組(Data Privacy Subgroup)，成員包括澳洲、加拿大、中國、中國香港、中華台北、日本、韓國、馬來西亞、新西蘭、泰國及美國，以便發展一套私隱原則及實施機制、繼續就資料私隱發展在個別經濟體系之間互換資料，以及找出及分享保障資料私隱的最佳方法，以加強大眾對此事的認識。

資料私隱分組分別於二零零三年八月在泰國、二零零三年九月在悉尼、二零零四年二月在智利及二零零四年六月在美國再次召開會議，預計在二零零四年九月的電子商貿小組會議上落實亞太經合組織的私隱機制(APEC Privacy Framework)。

公署很高興在互聯網專業人員協會舉辦的「無障礙優異網站比賽（第一級）」中得到獎項，獲讚揚PCPD網站能照顧社會上有不同需要的人士，讓他們也可以使用網上資訊服務。

加強網頁內容

為了加強PCPD網頁的內容，公署將開始分階段加入新的元素，提供更有趣及靈活的保障私隱資訊。

為了培養年青人互相尊重私隱的意識，公署網頁「青少年私隱地帶」新增了三個遊戲，透過輕鬆生動的遊戲或資訊，讓他們對個人資料私隱有更深入了解。這三個遊戲，「提防求職陷阱」、「私隱對對碰」和「私隱戰士速度大挑戰」，分別由三位十多歲的年青人設計。「提防求職陷阱」以選擇題形式，考驗對私隱條例的認識，並教導大家求職時須謹慎提供個人資料。而「私隱對對碰」和「私隱戰士速度大挑戰」都是考驗記憶力及敏捷程度的趣味遊戲，讓參與者多認識公署的工作及一些保障網上私隱的小秘訣。

為了推廣網上自學如何遵守條例的要求，公署在網頁「資訊廊」一欄新增了「網上培訓天地」，為各界提供更省時省資源的途徑，透過各項課程或教材學習如何遵守條例的規定。在第一階段，首先推出了網上版的【遵守個人資料私隱條例規定自我評估資料套】，稍後即將推出「網上個人資料私隱條例講座」，屆時市民將可按自己適合的時間學習條例的演譯和應用。

公署最新發出的指引

公署過往曾發出不同主題的實務性指引，讓資料使用者更清楚明白在使用個人資料的事宜上應如何遵守《個人資料(私隱)條例》的規定。公署最近分別就跨業直銷活動發出指引，並修訂了《個人資料私隱：競選活動指引》。

跨業直銷活動在港越來越普遍，市民可能因此接收到全不認識的機構的促銷資料，有些更對這類涉及利用他們的個人資料的活動感到不悅。公署對此情況十分關注，因此在三月份發出了《個人資料私隱：跨業直銷活動指引》，提醒機構進行跨業直銷前給予客戶通知、移轉及處理客戶個人資料作跨業直銷時須注意的地方，以及為客戶提供拒絕接收直銷資訊的選擇。

另外，公署亦於六月間修訂了《個人資料私隱：競選活動指引》。這份指引最初於二零零零年發出，旨在提醒競選候選人進行拉票時應如何正確收集和使用市民的個人資料，確保遵從《個人資料(私隱)條例》的規定。

上述指引可於公署索取，或於公署網頁www.pcpd.org.hk下載。

GPS追蹤遊戲

你願意被人用追蹤器跟蹤嗎？答案當然是不願意。 但如果可換來名車獎賞的話，你又會否改變初衷呢？

這個夏天，美國一間大型汽水公司推出一項別開生面的宣傳活動，利用全球衛星定位系統（GPS）這種嶄新科技，以衛星導航系統去追蹤顧客，把獎品送到他們面前。

該公司會將120部外型跟一般罐裝汽水一樣的「GPS 罐裝汽水」，混入多罐包裝汽水中發售。「GPS 罐裝汽水」內安裝了手提電話及GPS追蹤位置晶片。幸運兒買得獲獎汽水後，必須按下罐上鈕掣，聯絡汽水公司的獎品部職員。如該名顧客同意被汽水公司尋獲芳蹤的話，汽水公司便會透過「GPS 罐裝汽水」尋找有關顧客，在意想不到的時候送上禮物。

這間汽水公司希望運用新科技接觸顧客，帶給他們驚喜，並強調一定會得到有關顧客的同意，才會進行「搜尋幸運兒」的遊戲。對於不想被追尋的顧客，他們亦會安排其他領取獎品方法來代替。

鄰里糾紛引致的私隱問題

投訴內容

李太(假名)向管理公司投訴上層單位住客吳太(假名) 經常發出噪音及花槽滴水，造成滋擾。管理公司多次嘗試接觸吳太，均不得要領。李太最後決定入稟小額錢債審裁處，向吳太提出申索。管理公司應李太的要求及為了向她交待該公司已跟進其投訴，因此將載有吳太個人資料的投訴記錄的副本提供給李太。吳太獲悉此事後大怒，認為管理公司未得她同意便將載有她個人資料的投訴記錄副本交給李太，侵犯了她的私隱權。吳太因此向公署投訴該管理公司不當洩露其個人資料。

公署的行動

經查證後，公署認為管理公司向李太提供載有吳太個人資料的投訴記錄，與當初管理公司收集資料的目的 (即作為大廈管理及跟進住戶糾紛之用) 一致或直接有關。因此，即使管理公司沒有投訴人的同意，而向李太披露該等個人資料，也沒有不符《個人資料(私隱)條例》（下稱「條例」）保障資料第3原則的規定¹。

再者，根據以往案例，條例第58條中「不合法或嚴重不當的行為」²亦包括向法院提供有關民事過失的證據，可獲豁免，免受保障資料第3原則管限，因此即使管理公司收集投訴人的個人資料時，原本並非用作提供佐證以處理糾紛，但其後改變用途，交予糾紛其中一方作為其向法庭提出訴訟的證據，公署最後通知投訴人不再繼續調查此案。

投訴人進行上訴

投訴人不滿公署的決定，於是向行政上訴委員會上訴。經聆訊後，行政上訴委員會裁定公署對該投訴不進行調查的決定正確，駁回上訴。

行政上訴委員會同意公署的決定，認為管理公司使用上訴人的個人資料的目的，與當初收集的目的有直接關係。至於上訴人質疑本案可否引用第58條的豁免條款，行政上訴委員會沒有就此作出裁斷，但卻認為管理公司使用上訴人的個人資料沒有不符保障資料第3原則，已足夠支持公署不進行調查上訴人的投訴的決定。

二零零四年度保障資料主任聯會會議

本年度第一次聯會會議已於五月七日假座香港會議展覽中心舉行。

當日會議吸引了近二百五十名大、中、小朋友出席，濟濟一堂，場面熱鬧。當中除了我們的會員台柱外，還有香港警務處商業罪案調查科女總督察庾燕青女士，及入境事務處高級入境事務主任(行動研究)黃健民先生。我們萬二分榮幸能夠邀請到兩位嘉賓講者向會員講解如何防止「身份盜用」罪行及智能身份證的防偽特徵。

此外，香港鄧鏡波書院及聖馬利亞堂中學亦有派出校園記者，採訪會議情況。他們除了留心聆聽外，亦積極發問，盡顯他們關心社會上的個人資料私隱問題。仁德天主教小學更派出校園電視台記者，他們一行四人，穿上醒目的黃色制服，肩托巨型攝影機拍攝片段，又拿著咪高峰訪問鄧專員，態度挺認真呢！別看輕他們年紀小小，拍成的片段有板有眼，快登入公署網頁欣賞吧！

公署快將推出一連串的活動，如分享會、工作坊等，請會員支持參與。